【誰でも自動化】業務改善のカギは “GAS” にあり…！

みなさま仕事をしている中で、こう思ったことはないでしょうか。

「ただ転記しているだけなのにこれ本当に時間かけてやることなのかな…」

「メール業務が多い…もっと時間かけてやりたい業務が他にもあるのに定型文のメールに割く時間が多い…」

たくさんいらっしゃると思います。

私もそう感じている一人です。

もっと自動でやってくれれば他にできることがたくさんあるのに…
そう悩み抜きたどり着いたのです！プログラミングで自動化したらいいと！

とかく業務量の多いみなさまにとって最大の味方になる有効手段、それはグーグルが開発しているプログラミング言語　“Google Apps Script”　通称“GAS（ガス）”にあります。

ちなみに私はゴリゴリの文系、プログラミング経験は完全に0な完全初心者でした。が、一ヶ月ほど学んだことである程度使いこなし、業務を一部自動化することに成功しました。

「今更プログラミングの勉強するとかそんな時間ない…きついむり…」

そんな方もいらっしゃるでしょう。そのためある程度私が形を作ったテンプレートもお渡しいたしますので、ぜひ参考にしてご自身の業務で活用できるかという目線でこの記事を見ていただければ幸いです。

“Google Apps Script”とは

まずこの”Google Apps Script”について概要から解説します。

Google Apps Script（GAS）とは、Googleが開発・提供しているプログラミング言語です。JavaScriptというWebブラウザ上で動作するプログラミング言語をベースに作成されています。

もうこの時点で非エンジニアの方にとっては吐き気を催す方も多いんではないでしょうか。

戻るボタンを押そうとしているそこのあなた！！！！お待ちを！！！！

かくいう私も非エンジニア、なんならゴリゴリの文系でかつプログラミングなんてやったことのない人間です。ですがこれが意外や意外、やってみると意外とできたのです…

これにはちゃんと理由があって、
・GASの構成言語であるJavaScriptは比較的書きやすく初学者にとって非常にとっつきやすい

JavaScriptはあらゆるプログラミング言語の中でも非常にポピュラーな言語です。そのため、多くのエンジニアにとって学習コストが低くプログラミング未経験者にとっても触りやすいのが特徴です。

この記事を見ていただいている方はおそらくプログラミングは経験がない方がほとんどかと思いますので、実際の応用の仕方を解説いたします。

Google Apps Script でできること

Google Apps Script（以下GAS）では複数のGoogleのサービスを連携し、操作することができます。

活用例としては、

メールの自動送信、自動返信（Gmail）
Googleフォームに回答した際にメールで通知（Googleフォーム×Gmail）
ドキュメントにメールの定型文を入力しておき、スプレッドシートを活用して宛先や名前を自動入力し完成した文章をメールで自動で送信（Googleドキュメント×Googleスプレッドシート×Gmail）　
スプレッドシートに日付とイベントを記載し、一括でカレンダーに登録（Googleスプレッドシート×Google カレンダー）など

上記に記載のものは私が実際に作ってみたものですが、これらはほんの一部で組み合わせの自由度が非常に高く、Googleサービスをメインで使っている方にとっては発想一つで非常に強力なツールを作ることができます。

そのほかにGASで連携できるサービスは以下です。

Gmail
Google ドライブ
Google カレンダー
Google ドキュメント
Google スプレッドシート
Google スライド
Google マップ
Google フォーム
Google 翻訳

どのサービスも利用頻度の高いもので、組み合わせは無限大といえますね。

Google Apps Script のはじめ方

GASのはじめ方を解説します。

①Googleドライブへアクセス、ログインしマイドライブを表示します

②新規→その他→Google Apps Scriptの順にクリック

すると…

これでスクリプトエディタ（GASを書くところ）が起動しました。準備完了です。

もしくは、スプレッドシートから開く方法もあります。

①Googleスプレッドシートを開いて、新規のスプレッドシートを作成

②「ツール」タブ→スクリプトエディタの順にクリック

この手順でスクリプトエディタを開くとGoogleスプレッドシートに紐付いたスクリプトとなります。

両者の違いは

スプレッドシートやドキュメントなどからスクリプトを開く場合
-> 親となるスプレッドシートなどのファイルに紐づきます。
「Container-bound Scripts」と呼びます。
Googleドライブ内に直接スクリプトファイルを保存する場合
-> 単独ファイルとしてドライブ内に保存します。
「Standalone Scripts」と呼びます。

スクリプトの種類には名前がついているので調べるときに活用してみてください。

試しにコードを書いてみましょう。
今回はかんたんに、「こんにちは！」とログが表示されるコードを書いてみます。

①Googleスプレッドシートから開いたスクリプトエディタに、以下コードを貼り付けてみてください。

function myFunction() {
  var result = Browser.inputBox("あなたのお名前は？", "お名前をどうぞ:", Browser.Buttons.OK_CANCEL);
  if (result != "cancel"){
    Browser.msgBox("こんにちは" + result + "さん");
  }
}