みなさまおつかれさまです。
このHPを立ち上げてはや半年、先日友人から参考になったという声をいただいて大変に舞い上がっている私です。
今回は私が作成し実際に社内で活用していたシフト管理表を、実際にみなさまの業務でも活用いただけるようテンプレートとして配布します！
そのまま活用可能なものに仕上げておきましたので、ぜひご活用ください。
目次
開発に至った経緯
私がいる会社では「朝当番」「昼当番」「夜当番」なるものがありました。
これは一日各チームからそれぞれ1名ずつ必要で、そのシフトを作成するのは若手メンバーの仕事でした。
このシフトの調整がまあ本当にめちゃくちゃ煩雑で、
- 若手メンバーに均等に業務を配分するために、朝昼夜それぞれのシフトを調整するメンバーが別
- 「メールにその月の営業日をすべて書き出し、一日ずつ一人ひとり名前をいれていく」という方法で作成し、メールで共有
おかげで一ヶ月分のシフト作成に20分以上かかり、また同じ人に一日の当番が複数あたってしまうことも多々…。共有された側としても非常に見づらく地獄のような状態でした。
「ただでさえコアタイムにやる業務量が半端ないのにこんなんに時間かけてたら明日になるわ…」
そう思い立ったその週の休日に開発したのが、このシフト管理表です。
今では上記のような悲惨な状態は改善されていますが、この記事を読んでいる企業戦士のみなさまもこのように身近な業務をスプレッドシートで解決できることは絶対にあるはずです。
「この業務もっと工夫できないか…？」
日々の業務に対するちょっとした目線から、スプレッドシートの活用でより短い時間で効率的にすすめることができるかもしれませんよ！ぜひご一緒にスキルを身に付けていきましょう。
他にもGoogleAppsScriptについても取り上げておりますので、スプレッドシートと合わせてさらなる効率化の高みを目指しましょう！
シフト管理票のご紹介
みなさまにもそのまま使っていただけるよう、今回は予め作成したシフト管理表のテンプレートを配布いたします。
ダウンロードリンクはこちら
シート名：《コピーしてご活用ください》【サンプル】シフト管理票
ダウンロードはこちらから
※スプレッドシートに飛びます
ダウンロード方法
まず、ダウンロードURLからスプレッドシートを開き、「ファイル」→「コピーを作成」をクリックします。
この時点でGoogleのアカウントにログインしていないとコピーができないため、もしもアカウントをお持ちでない方はこちらからGoogleアカウントを作成しましょう。無料です。
選択するとコピーするファイルのファイル名と保存先フォルダを指定できるので、それぞれ任意の名前・フォルダを指定し、「OK」をクリックしてください。
これでコピー完了です。
あとはみなさま各自の用途に合わせて活用くださいませ。
全体の構成と使い方
本シートは「カレンダー1日に対して1マス付与する」ことができるため、以下の業務に応用することができます。
- シフトの調整
- 単一指標に対しての毎日の数値の記録 など
私は前述の通り、チーム内の日々の当番の管理を可視化するために活用しておりました。
今回は私の使い方をご紹介いたします。
シートは主に6つの構成でできています
①表示付き選択フォーム
このシフト表左上にある①のセルから「開始日」を指定することで、指定された月の土日祝を色で表示しつつその月を一覧にすることができます。
①のセルをダブルクリックすると、
このように日付を指定できるので、表示したい月を「○年○月1日」で指定してください。
終了日は自動で月末日を抽出するようにしているので記入しなくて大丈夫です。
試しに2022年5月にしてみると…
※注意点※
祝日はその年によって異なるため、指定する必要があります。
こちらのテンプレートでは2022年1月1日〜12月31日の期間の祝日を指定しているため、それ以外の区間の祝日は反映されません。
調整するには、シート35行目にある緑色の枠に正しい日付を修正してください。
※祝日を指定するためだけのフォームのため、普段は非表示にしていただくことをおすすめします。
日付欄のところをダブルクリックいただくと修正可能です。
年も正しく記載しないと表示されませんのでお気をつけくださいまし。
②当番指定フォーム
ここはどういったものを記録していくかを表示しつつ、④の実際に記入する際にも連動するフォームになります。
例えば私の場合は「朝当番」「昼当番」「夜当番」の3つを割り振りたいと思っているため、それぞれわかりやすく「朝」「昼」「夜」と枠に入れております。
この枠に入録した内容は、実際に記録していく④のフォームをダブルクリックした際に表示される選択肢に連動しているため、選択肢を変更したい際には②のフォームをいじるだけで変更可能です。
③メンバー一覧
メンバーを記載する部分です。この表では「／」が入っているところも合わせて17人分が入力可能です。
追加したい場合には、追加したいところの一番左の行にカーソルをあわせ、右クリックし「1行を上に挿入」もしくは「1行を下に挿入」を選択していただくと追加可能です。
「/」を書きたい場合は数式で記載しています。
=SPARKLINE({1,0})
こちらをコピペして貼ってもらえればいけるはずです。
今回作成したシートが17人分調整可能なシフト表のため、例にあげるメンバーがなかなか思い浮かばず、たまたま見ていたゲームに新選組が出ていたので拝借しました。全然詳しくないです。正直半分以上名前すらよくわかりません（新選組ファンのみなさまごめんなさい）
④シフト調整フォーム
実際にシフトを記録していくフォームです。
②で指定した選択肢が表示されます。ダブルクリックして選択したいところをクリックするだけでOKです。
⑤シフト回数カウントフォーム
ここでは各シフトがそれぞれ何回ずつ入力されたか回数をカウントしています。
このフォームに記載のある「朝」「昼」「夜」も、②で指定した選択肢に連動していますので、特にイジる必要はありません。
シフトを調整する際にはこのフォームを確認して偏りがないか確認しながら調整することができます。
⑥シフト確認フォーム
ここではシフトが漏れなく記入されているかを、視覚的にわかりやすく表示するためのフォームです。
私が調整していた当番は毎日必ず誰かが担当しなくてはいけず、調整の段階で漏れないように確認する必要がありました。
このフォームは記入がない日は黄色表示されるようになっているため、調整段階で漏れることを未然に防いでくれます。
実際に調整しているとどうしても漏れてしまうものです。
未然にヒューマンエラーを防ぐのにも一役買っているのです。
注意点
このシートを使うにあたって注意すべきことがあります。
セルはコピペしない
このシートは指定した日付に合わせて各セルが変わるようになっています。
そのためコピペしてしまうとフォーム自体が崩れてしまう可能性があるので、基本的にはコピペは避けてください。
日付を変更しても内容は引き継がれません
シートに記入した内容は、あくまで表示されているだけで記録されているものではありません。
例えば4月のシフトを作成したあと、5月に表示を変えたとしても、セル自体の表示は5月の祝日に合わせて変わりますが、シフトの内容は4月に入力したままです。
保存しておきたい場合にはタブ自体をコピーして残しておくか、スクリーンショットを空いているスペースに貼っておきましょう。
祝日は表示する年によって随時変更する必要があります
①表示付き選択フォームでもお伝えしましたが、祝日はその年によって異なるため、表示したい年によって指定する必要があります。
こちらのテンプレートでは2022年1月1日〜12月31日の期間の祝日を指定しているため、それ以外の区間の祝日は各々変更をお願いします。
応用
今回は当番の調整での使い方を中心にお伝えしましたが、このシートはいろんな応用が可能です。
今回のように担当を割り振るシフト表のような使い方もできれば、例えばメンバー欄を毎日追いかけている指標にして、毎日の数値を記録する表としても活用できます。
記事を見ていただいている方の日々の業務に合わせて形を変えて応用することが可能なシートとなっておりますので、各々変更していただいてご活用いただけると幸いです。
最後に
今回は自分が以前業務改善のために作成したシートを解説いたしました。
日々大量のタスクをこなしていらっしゃるみなさまにとって、スプレッドシートには業務効率に無限の可能性を秘めていると感じております。
日常の業務をなにか一つでも置き換えられるようなところがないかという目線で見てみるとまた変わってくるのではないでしょうか。
「GASを自分でも学んで応用してみたい！
そんな方がもしいらっしゃれば、こちらを参考にしてみてください。
私もこれで勉強しました。
この記事が少しでも参考になれば幸いです。
ではまた別の記事で。
